Empatia: s.f. Psicologia e Filosofia Faculdade de perceber de que modo uma pessoa pensa ou sente. &151; Embora não tenhamos conhecimento direto da mente dos outros, muitas vezes podemos fazer suposições bastante precisas acerca da maneira como as outras pessoas sentem ou no que pensam. (Dicionário Aurélio).
Essa qualidade tão nobre do ser humano pode e deve ser aplicada também a gerencia de convênios. Quando começamos uma empreitada qualquer, dificilmente paramos antes para pensar em quem vai usar e se beneficiar do nosso trabalho.
O que o analista da CAIXA quer... Vamos tentar desvendar esse mistério?
Tomarei como exemplo um trabalho verídico que me foi entregue para solução de pendências: Recebi uma pasta enorme e cheia de papeis fora de ordem cronológica. Tentei desvendar toda aquela papelada sem sucesso. Os projetos estavam incompletos, não havia memória de cálculo, a planilha orçamentária estava uma bagunça... Passei uns dois dias só pra decifrar o conteúdo e chegar a conclusão de que ninguém aprovaria aquilo. Instantaneamente me coloquei no lugar do analista da CAIXA: se eu não consegui entender o conteúdo, porque ele conseguiria?
Decidi que, a partir daquele dia, iria tentar me colocar no lugar do analista antes de enviar um projeto. Uma atitude simples e que agilizaria, em muito, a análise.
Montei um checklist de pequenas atitudes que acredito fazerem a diferença:
- O ofício de encaminhamento terá a lista de documentos encaminhados com a identificação de documento a incluir ou a substituir;
- A documentação obedecerá a ordem indicada no ofício;
- Se a documentação for complementação pedida em MTE (manifestação técnica de engenharia) o ofício indica o número da pendência indicada na MTE para cada documento encaminhado;
- Se a documentação for complementação pedida em reunião presencial indicar em ofício data e resumo da reunião;
- Resolver as pendências prontamente. Quanto mais demorar, maior a chance do analista se confundir ao retomar a análise. Em caso de demora fazer um texto com o histórico do convênio para facilitar a retomada da análise;
- Textos explicativos serão sempre bem vindos pelos analistas;
- Evitar ao máximo enviar a documentação incompleta. Dificulta a análise e demanda maior tempo do analista;
- Sempre enviar memória de cálculo de quantitativos e arquivos em meio digital para facilitar a conferencia de áreas e cotas;
- Na hora de protocolar a documentação fazer antes uma apresentação rápida ao analista;
- E o mais importante: Antes de enviar a documentação, alguém da equipe que não participou do processo confere e atesta se a documentação está, ou não, clara.
Lembre-se: O que está claro para você pode não estar claro para o analista. Use o bom senso e tente facilitar o trabalho dele. Produzir um material de fácil compreensão não vai substituir a qualidade do projeto, mas vai resolver grande parte de seus problemas e tornar a análise muito mais rápida.
Aguardo comentários e sugestões para incrementar o checklist.
Atenciosamente,
Helena Virgínia Moreira
Muito pertinente suas dicas. E digo mais; só há empatia quando um indivíduo subjetivamente reconhece o propósito do outro.
ResponderExcluirAlberione - GMC - São Miguel dos Milagres.
jann5@ig.com.br
eeffalcao@ig.com.br
Helena, antes eramos profissionais sem nome de função ou profissão definida, avançamos muito, somos GMCs, e temos um reconhecimento na CEF, e nos municipios, espero que continuemos nos esforçando para desenvolver um excelente trabalho, e que os frutos deste reflitam para termos um Estado menos pobre e com mais oportunidades para todos os alagoanos que até ontem estavam esquecidos totalmente a própria sorte. Os GMCs agradecem a você pelo dinamismo e todas as ações que você promoveu quando Gerente Institucional.
ResponderExcluirjucyara Andrade
Querida Helena,
ResponderExcluirEntendo que o que falta aos gestores públicos é PLANEJAMENTO. Nada sem planejamento progride de maneira correta, e nesse planejamento estão inseridos todos os atuais problemas que vivenciamos no nosso trabalho: estrutura, condições, organização e o planejamento estratégico para que a verdadeira função do poder público seja cumprida: o bem da população.
No momento atual, não dá mais para planejar sem participação popular, sme eleger prioridades sem programação. O gestor tem que sair do papel do antigo coronel, do que só enxerga interesse político para assumir a postura de administrador.
As etapas legais devem ser respeitadas principalmente pela administração.
Enquanto interesses particulares e políticos estiverem acima dos interesses e necessidades da população, o nosso trabalho será apenas o de cumpridoras de etapas para aprovação de projetos.
Mas vejo que a a política pública no Brasil já avançou muito, pelo menos em relação aos programas federais e isso é uma luz no fim do túnel.
Muito bacana o seu blog. Tenho vários textos interessantes da pós que estou fazendo na UFAL em Gestão Pública Municipal que depois envio,caso você tenha interesse em publicar.
Boa sorte e continuemos nesse sonho, afinal, somos agentes multiplicadores.
Abração!