Até onde podemos lutar contra a burocracia?

Caros Colegas,

Esse é um assunto muito polêmico: Somos técnicos com um papel político muito importante no nosso Município. Uma linha tênue separa nossa ânsia (e inocência) de fazer acontecer do pular etapas necessárias.

Eu odeio a burocracia! Ninguém me convence de que ela não foi criada para atrapalhar (muito) os sérios, beneficiar os preguiçosos e cultivar os corruptos mais inteligentes.

Travo uma luta diária para contornar problemas criados pelo excesso de papelada. O mais interessante é que a burocracia na área de convênios é como um vírus bem resistente: você encontra um remédio, vence, e quando acredita que já tem a solução para aquilo, o vírus se torna mais resistente e te vence novamente. Quem nunca recebeu uma lista de pendências, solucionou tudo, aprovou o projeto, e no contrato seguinte usou o mesmo ritual e já não foi o suficiente? Aparecem novas exigências! Nós não conseguimos acompanhar o ritmo dos normativos dos ministérios. O que passava daquela forma antes, hoje não passa. O que podia ontem, hoje já não pode!

Nós, que estamos nos municípios e vemos o problema no dia a dia, nos revoltamos com a burocracia e tendemos a acabar por fazer algo mal feito e rápido. É importante ter a consciência de que trabalhar pelo bem público não os dá o direito de passar por cima de tudo para concretizar nossas ações. Escolher o lado certo (o lado do certo) e trabalhar incansavelmente para defender o interesse da população é a nossa missão, mas isso não nos isenta a responsabilidade de fazer um bom trabalho: estudar, nos capacitar e primar pela prudência é preciso.

Acredito muito que as coisas vão melhorar no governo Dilma. A idealizadora do PAC é contra a burocracia e contra o mal uso de recursos públicos. Dilma cresceu politicamente defendendo a distribuição de recursos de forma prática, eficiente e para obras de grandes resultados.  Essa política deverá ser estendida as outras modalidades de transferências voluntárias. Vamos lutar por isso?

Um grande abraço,

Helena Virgínia Moreira

A importância de trabalhar ações públicas de forma integrada – GMC: O articulador de grandes resultados.

Caros Colegas,

Um problema que afeta muito minhas ações como secretária e GMC é a dificuldade de trabalhar em grupo dentro da prefeitura. Cada cabeça é um mundo e cada secretaria um universo. Cabe ao GMC ter muito jogo de cintura e humildade (esqueça a vaidade e aprenda a dividir!) para conseguir unir muitas cabeças em torno de um objetivo maior: o interesse público.

Abaixo listei sugestões de como eu obtive mais sucesso nessa missão:

·         Procure iniciar suas ações em conjunto com os outros secretários. Trabalhe as ações integradas dando o crédito a cada um desde o início. Quando você divide a publicidade desde o começo você vai encontrar todas as portas abertas. Na iniciativa pública tudo é muito burocrático. Para conseguir colocar algo em prática você precisará ter muitos aliados. Por mais autonomia que você tenha tudo é 10x mais complicado que na iniciativa privada.

·         O mesmo vale para vereadores: A maioria das ações esbarra na burocracia das leis. Antes de enviar um projeto de lei importante marque uma audiência com eles e divida suas idéias. Demonstre a importância que eles têm na construção das suas ações. Quando apresentar o projeto final envie, além das cópias para a instituição, uma cópia individual para cada vereador.

·        Sociedade civil organizada idem: a população é sua maior fiscal. Convide essas pessoas para participarem das suas discussões sempre. Uma dica é procurar a lista de todos os conselhos disponíveis em seu município. Os líderes comunitários são seus grandes aliados na publicidade e eles querem participar de tudo. Dê a devida importância a eles e você só tem a ganhar.

Quando o máximo de pessoas se identifica e se sente responsável por parte do seu projeto as coisas começam a acontecer.

Um grande abraço,

Helena Virgínia Moreira

Utilidade GMC - Alerta SICONV

Caros Colegas,

     Agradeço imensamente a todos os comentários, seguidores e e-mails que recebi elogiando o blog. Fico especialmente feliz em perceber que meu trabalho é reconhecido por vocês colegas de profissão.  

     Hoje gostaria de compartilhar uma descoberta muito útil. Um grupo chamado projetistas sem fronteiras criou um blog chamado “Alerta SICONV”. Essa ferramenta alerta diariamente sobre os programas que foram abertos para encaminhamento de proposta via SICONV.

Vamos aproveitar: menos um trabalho para nós!

O endereço é: http://www.alertasiconv.blogspot.com/

Adicionem aos favoritos e visitem a página sempre que possível.

Um grande abraço,

Helena Virgínia Moreira

Empatia: A solução de “quase” todos os seus problemas. O que o analista da CAIXA quer... Vamos tentar desvendar esse mistério?

Empatia: s.f. Psicologia e Filosofia Faculdade de perceber de que modo uma pessoa pensa ou sente. &151; Embora não tenhamos conhecimento direto da mente dos outros, muitas vezes podemos fazer suposições bastante precisas acerca da maneira como as outras pessoas sentem ou no que pensam. (Dicionário Aurélio).

Essa qualidade tão nobre do ser humano pode e deve ser aplicada também a gerencia de convênios. Quando começamos uma empreitada qualquer, dificilmente paramos antes para pensar em quem vai usar e se beneficiar do nosso trabalho.

O que o analista da CAIXA quer... Vamos tentar desvendar esse mistério?

Tomarei como exemplo um trabalho verídico que me foi entregue para solução de pendências: Recebi uma pasta enorme e cheia de papeis fora de ordem cronológica. Tentei desvendar toda aquela papelada sem sucesso. Os projetos estavam incompletos, não havia memória de cálculo, a planilha orçamentária estava uma bagunça... Passei uns dois dias só pra decifrar o conteúdo e chegar a conclusão de que ninguém aprovaria aquilo. Instantaneamente me coloquei no lugar do analista da CAIXA: se eu não consegui entender o conteúdo, porque ele conseguiria? 

Decidi que, a partir daquele dia, iria tentar me colocar no lugar do analista antes de enviar um projeto. Uma atitude simples e que agilizaria, em muito, a análise.

Montei um checklist de pequenas atitudes que acredito fazerem a diferença:

• O ofício de encaminhamento terá a lista de documentos encaminhados com a identificação de documento a incluir ou a substituir;
•  A documentação obedecerá a ordem indicada no ofício;
• Se a documentação for complementação pedida em MTE (manifestação técnica de engenharia) o ofício indica o número da pendência indicada na MTE para cada documento encaminhado;
• Se a documentação for complementação pedida em reunião presencial indicar em ofício data e resumo da reunião;
• Resolver as pendências prontamente. Quanto mais demorar, maior a chance do analista se confundir ao retomar a análise. Em caso de demora fazer um texto com o histórico do convênio para facilitar a retomada da análise;
• Textos explicativos serão sempre bem vindos pelos analistas;
• Evitar ao máximo enviar a documentação incompleta. Dificulta a análise e demanda maior tempo do analista;
• Sempre enviar memória de cálculo de quantitativos e arquivos em meio digital para facilitar a conferencia de áreas e cotas;    
• Na hora de protocolar a documentação fazer antes uma apresentação rápida ao analista;  
• E o mais importante: Antes de enviar a documentação, alguém da equipe que não participou do processo confere e atesta se a documentação está, ou não, clara.  

Lembre-se: O que está claro para você pode não estar claro para o analista. Use o bom senso e tente facilitar o trabalho dele. Produzir um material de fácil compreensão não vai substituir a qualidade do projeto, mas vai resolver grande parte de seus problemas e tornar a análise muito mais rápida.

Aguardo comentários e sugestões para incrementar o checklist.

Atenciosamente,

Helena Virgínia Moreira

Caros Técnicos Municipais e amigos,

Durante o período que passei como Gerente de Apoio Institucional da AMA eu insisti que num Estado pobre como Alagoas uma importante ferramenta para o desenvolvimento é a cooperação entre os Técnicos Municipais. Idealizamos e implementamos a rede-ama de contatos e conseguimos formar um grande grupo de interação, informação e apoio.

            Agora, como Secretária de Planejamento de Arapiraca, venho vivenciando novas experiências que gostaria muito de continuar compartilhando com vocês. A Luta diária para diminuir a burocracia do processo sem pular as etapas legais, o contato com projetistas, os problemas com a fiscalização, o desafio de contribuir na melhoria da gestão pública, a dificuldade de conciliar os interesses da população com os programas públicos existentes dentre outros serão o tema dos textos que escreverei nesse Blog.

            Espero que os textos agradem e que nós possamos continuar interagindo e trocando soluções.

Continuo a mesma sonhadora que acredita que pode mudar o mundo. Vamos fazer isso juntos?     

Um grande abraço,

Helena Virgínia Moreira