Roteiro de Documentos Exigidos pela CGU em Auditorias a Obras

Como eu escrevi no texto anterior, 2012 é o ano do GMC de arrumar a casa e nada melhor do que um roteiro para isso. Então, segue abaixo a lista de documentos exigidos pela CGU numa auditoria realizada a um convênio do Município em que trabalho. Melhor roteiro não há!

1.           Projeto Básico

1.01-        Anotação de Responsabilidade Técnica – ART de Projeto;

1.02-        Memorial descritivo e especificações técnicas;

1.03-        Desenhos, inclusive em meio digital;

1.04-        Orçamento, inclusive em meio digital;

1.05-        Planilha de composições de preços unitários;

1.06-        Memória de cálculo dos quantitativos e da planilha orçamentária;

1.07-        Documentos relativos à titularidade da área de intervenção;

1.08-        Licença ambiental prévia;

1.09-        Licença ambiental de instalação;

1.10-        Licença ambiental de operação;

1.11-        Projeto executivo completo, abrangendo todos os serviços previstos.

2.           Execução Financeira

2.01-        Processos de pagamentos, os quais devem conter os documentos detalhados nos subitens seguintes:

2.01-1.  Notas fiscais atestadas;

2.01-2.  Boletins de medição, inclusive em meio digital;

2.01-3.  Memória de cálculo da medição efetuada;

2.01-4.  Comprovantes de recolhimento de ISS;

2.02-        Extratos bancários de todos os meses desde a primeira movimentação até o mês atual ou até a conclusão do convênio/ contrato de repasse;

2.02-1.  Da conta corrente;

2.02-2.  Da conta investimento (se aplicável);

2.02-3.  Da conta poupança (se aplicável).

3.           Execução Contratual

3.01-        Aditivos contratuais, inclusive planilhas de readequação contratual, justificativas e extratos de publicação, quando for o caso;

3.02-        Memória de cálculo dos quantitativos dos valores modificados;

3.03-        ART de Execução;

3.04-        ART de fiscalização;

3.05-        Diário de obras, preferencialmente em meio digital.

3.06-        Ordens de serviço, paralisação e reinício, inclusive justificativas;

3.07-        Cadastro específico da obra junto ao INSS – CEI da obra;

3.08-        Relatórios de fiscalização emitidos pelo Estado e/ou pela supervisora;

3.09-        Fotos da obra em meio digital;

3.10-        Termo de recebimento provisório;

3.11-        Termo de recebimento definitivo;

3.12-        Projeto “conforme construído” (as built);

3.13-        Resultados dos ensaios para controle de qualidade.

*Obs.: A CGU pode exigir mais ou menos documentos a depender da complexidade da obra.

Um grande abraço,

Helena Virgínia Moreira

GMC: Último Ano de Governo é Ano de Arrumar a Casa!

Colega GMC,

Chegou o último ano do mandato do seu chefe e, junto com ele, a obrigação de deixar a casa em ordem. É fato que por mais organizado que você seja sempre passa alguma coisa... uma data, uma autenticação, uma assinatura que faltou no processo.

É muito raro o GMC ser um funcionário efetivo da prefeitura já que é um cargo de confiança e comissionado. Desejo que todos vocês continuem no emprego atual e uma forma de garantir isso é deixar um excelente trabalho.

Seu melhor parceiro nesse trabalho será a controladoria Municipal. Normalmente as controladorias só são acionadas para revisar o trabalho feito nas licitações, mas elas estão aptas a dar pareceres sobre convênios também. Organize suas pastas e mande para a controladoria dar um parecer e verificar possíveis incoerências.

Se a sua controladoria não for estruturada o suficiente para isso... O problema é “seu”! Então, vamos pensar numa forma de nos organizar?

Recorrer a Caixa é uma boa. Eles sempre têm todas as pastinhas completas e organizadas item a item. Leve sua pasta na GIDUR e compare com a deles (principalmente os boletins de medição e o projeto aprovado).

Mas lembre-se que a Caixa não tem a responsabilidade de controlar seus prazos contratuais com a empresa. A GIDUR só controla os prazos do contrato com o Município. Você vai ter que fazer esse controle sozinho. Revise seus contratos com as empresas e aditivos, veja se as datas estão corretas e se tudo está vigente.   

Se você for uma pessoa muito altruísta e tiver um tempo extra (alguém tem?) monte um texto com o histórico de cada convênio e contrato de repasse e deixe de herança para o próximo GMC.

E o mais importante: Monte o seu arquivo pessoal. Copie ou guarde arquivos em meio magnético que possam te recordar os fatos importantes dos convênios que você gerenciou e leve com você. Ninguém sabe quando pode ser convocado por uma auditoria e ninguém tem memória de elefante.

Um grande abraço,

Helena Virgínia Moreira

Feliz 2012!

Colegas GMC,

Passo apenas para desejar um feliz 2012! Que o ano que entra seja repleto de realizações profissionais e que a “burrocracia” não nos atrapalhe na busca pelo melhor para as nossas Cidades.           

Que em 2012 seu Município cresça muito, seus convênios tenham êxito e as obras não parem!

Um grande abraço,

Helena Virgínia Moreira